DAS ZIEL VOR AUGEN
Als das Event-Team von Reed & Mackay auf Empfehlung dazu eingeladen wurde, die Idee von Extreme E Wirklichkeit werden zu lassen, war das Anliegen zu groß und wichtig, als dass die Pandemie das Event hätte verhindern können. Extreme E setzte auf unsere logistische Expertise bei der Durchführung ihrer ersten Rennveranstaltung in Al Ula, Saudi-Arabien. Die Veranstaltung markierte den Beginn ihrer Reise, die die Geschichte der Auswirkungen des Klimawandels und menschlicher Aktivitäten auf die Umwelt mit Weltklassesport in atemberaubenden, abgelegenen Orten rund um den Globus erzählt. Angesichts der Tatsache, dass 30 % der CO2-Emissionen des Planeten auf den Verkehr zurückzuführen sind, will Extreme E die Leistungsfähigkeit von Elektrofahrzeugen unter Beweis stellen. Reed & Mackay Events unterstützte das Unternehmen mit Leidenschaft dabei, 400 Delegierte zum Eröffnungsrennen nach Al Ula inmitten der globalen Pandemie zu bringen.
ANREISE NACH AL ULA, SAUDI-ARABIEN
Die Aufgabe: Sicherstellung von Flügen, Quarantäneunterkünften, Bodentransfers und Unterkünften vor Ort für mehr als 400 Delegierte sowie die Bereitstellung einer zentralen Plattform, über die die Gäste alle Schritte ihrer Reise selbst verwalten können. Klingt einfach? Nur bis man sich mit den Details befasst!
Die Details: Für alle Reisenden, die in Saudi-Arabien ankamen, galt eine 72-stündige Quarantäne, so dass wir für ausreichende Kapazitäten in den Flughafenhotels sorgen mussten, die Quarantänedienste anbieten. Aufgrund der extremen Racing-Anforderungen waren die Veranstaltungen mindestens vier Autostunden von jedem Flughafen entfernt. Das bedeutete, dass wir sichere Covid-19-Transfers für Hunderte von Teilnehmern durch die Wüste organisieren mussten. Da für Extreme E Nachhaltigkeit extrem wichtig ist, befördern sie sowohl Meisterschaftsfahrzeuge als auch VIP-Gäste auf der St. Helena, einem ehemaligen Schiff der Royal Mail, das über 62 Kabinen und ein Labor verfügt. Nach Ankunft des Schiffs mussten wir für die Bereitstellung von VIP-Transferwagen sorgen und die Landung von VIP-Privatflugzeugen auf verschiedenen Flughäfen organisieren. Die Anzahl der VIP-Unterkünfte für das Rennen war sehr limitiert. Auch wurde die Teilnehmerliste immer länger, und wir mussten jederzeit damit rechnen, ein größeres Kontingent an Zimmern zu verlieren, wenn das saudische Königshaus die Unterkunft benötigen sollte.
DEN SIEG SCHON VOR DER STARTLINIE SICHERN
Wir haben von Anfang an einen exzellenten Service geliefert. Sobald das Briefing vorlag, arbeiteten wir mit Extreme E zusammen, um die Details abzustimmen. Als wir mit unserer Analyse fertig waren, hatte sich der Auftrag noch erheblich weiterentwickelt. Da es sich um die erste Veranstaltung dieser Art für unseren Kunden handelte, war von Anfang an klar, dass er ein dediziertes Event Team brauchte, das sich mit komplexer Logistik auskannte. Es war unsere Aufgabe, nicht einfach dem Briefing blind zu folgen, sondern jede Komponente proaktiv zu betrachten, um ein perfektes Ergebnis zu erhalten. Wir führten grundlegende Maßnahmen ein, wie wöchentliche Status-E-Mails, regelmäßige Kontrollanrufe (um sicherzustellen, dass wir über die sich ändernden Anforderungen auf dem Laufenden waren) und gemeinsame Smartsheets, die dem Kunden einen vollständigen Überblick über die Bodentransfers und die Zimmerbelegungslisten der örtlichen Unterkünfte gaben, so dass Änderungen schnell und effektiv vorgenommen werden konnten. Darüber hinaus setzten wir digitale Kommunikationskanäle wie WhatsApp ein, um eine Gruppe mit wichtigen Entscheidungsträgern einzurichten, damit Änderungen schnell und ohne Verzögerungen freigegeben werden konnten. Kurz gesagt: Wir wurden zum dritten Arm des Extreme E Teams und die Veranstaltung wurde dank dieser hervorragenden Kooperation zu einem großen Erfolg.
DAS SAGT GUY WAINWRIGHT, COMMERCIAL EXECUTIVE VON EXTREME E
„Das Niveau der Kunden, die Reed & Mackay auf der ganzen Welt betreut, hat uns davon überzeugt, dass Sie der richtige Partner für uns sind. Wir wussten, dass wir bei Ihnen in guten Händen sein werden.
Da Extreme E ein Start-up ist, das direkt ins kalte Wasser gesprungen ist, war es wichtig, dass wir die zuverlässigste Unterstützung bekommen, die wir finden konnten. Wir konnten jederzeit unsere Reiseanforderungen an Sie weitergeben ohne dass wir das Gefühl hatten, dass Sie diese nicht bewältigen können – das hat uns eine Menge Zeit und Stress erspart.
Wir sind sehr froh, mit Reed & Mackay zusammenzuarbeiten und freuen uns darauf, die Beziehung weiter auszubauen. Ich möchte mich bei allen Mitarbeitern, die für Extreme E im Einsatz waren, herzlich bedanken.“
Wenn auch Sie ein Event planen, die ein erfahreneres Event Management und ausgeklügelte Logistik erfordert, dann kontaktieren Sie unser Event Team, um Ihre Anforderungen zu besprechen.
